كل ما تحتاج معرفته عن كتابة خطاب الاعتراض | Appeal Letter

لا شكّ أنّك قد مررت بمواقف معيّنة خلال مسيرتك المهنية أو الأكاديمية، شعرت فيها أنّك قد تعرّضت للظلم، أو لشكل من أشكال عدم المساواة، كأنّ سحب منحة دراسية منك، أو إقالتك من الوظيفة، أو حتّى رفض حصولك على علاوة أو ترقية، على الرغم من إيمانك بأنّك تستحقّ هذه المكافأة.

إن سبق لك أن مررت بمثل هذه المواقف، فربّما تسهم رسالة اعتراض جيّدة الصياغة في تغيير هذا الواقع، وقلب الموازين.

لكن ما هي رسالة الاعتراض؟ ما فائدتها؟ وكيف يمكنك كتابتها بشكل سليم يحقق الغاية منها؟

هذا بالضبط ما ستعرفه في مقال اليوم، فلا تتردّد في متابعة القراءة!

ما هو خطاب الاعتراض أو الـ Appeal Letter؟

خطاب الاعتراض، خطاب تظلّم أو الـ Appeal Letter باللغة الإنجليزية، هي خطاب تقوم بكتابته في حال تعرّضت لشكل من أشكال عدم المساواة أو الظلم، وترغب في جعل شخص ما (ذو منصب أو سلطة)، يعيد النظر في القرار المجحف الذي اتخذه في حقّك.

هذا ويمكن كتابة خطاب الاعتراض في مواقف وظروف متعدّدة: في العمل، خلال التقديم للدراسة في جامعة معيّنة، أو حين التقديم لمنح دراسية...الخ.

ما الذي يتوجّب كتابته في خطاب الاعتراض؟

عند كتابة خطاب الاعتراض، يجب عليك تضمين العناصر الأساسية التالية:

• الحدث أو الموقف الذي حصل وجعلك تشعر بالظلم.
• شرح يوضّح السبب الذي يجعلك تعتقد أنّ ما حصل مجحف بحقّك وغير عادل.
• النتيجة أو المخرجات التي تأمل في حدوثها بعد هذه الرسالة.

تذكّر، الهدف الرئيسي من خطاب الاعتراض هو إعادة النظر في قرار معيّن، ومحاولة تغييره إلى قرارٍ آخر لصالحك. إن تمكّنت من كتابة رسالة واضحة وأنيقة، فقد يكون ذلك ممكنًا، ويتحقّق بالفعل.

خطوات كتابة خطاب الاعتراض

كتابة خطاب الاعتراض ليست صعبة أو معقّدة كما قد يُخيّل إليك. صحيح أنّ الظروف التي قد تضطرّ فيها لكتابة مثل هذا الخطاب لن تكون في الغالب سارّة، لكن القيام بذلك يبقى أفضل من الاستمرار في التفكير فيما حصل معك والشعور المتزايد بالأسى والضيق وقلّة الحيلة.

فيما يلي خطوات متسلسلة توضّح لك طريقة كتابة رسالة اعتراض ناجحة:

1- راجع عملية الاعتراض أو التظلم إن أمكن

بعض الجامعات والشركات تحدّد منهجية محدّدة لتقديم الاعتراضات أو المناشدات. قد تحتاج إلى إجراء بعض البحث والتفتيش في الموقع الرسمي للجامعة أو الشركة، وربما تحتاج للتواصل مباشرة مع أحد موظفي خدمة الجمهور فيها. لكن ذلك سيفيدك حتمًا في كتابة رسالتك، حيث ستتعرّف على المواعيد النهائية لتقديم وإرسال هذه الرسائل، بالإضافة إلى أهمّ العناصر والمكوّنات التي يجب أن تتضمّنها.

قد يكون من المهمّ أيضًا في بعض الأحيان مراجعة قانون الموارد البشرية، لمعرفة ما إذا كان الموضوع الذي ترغب في إعادة النظر فيه سببًا في أيّ إجراء قانوني مستقبلاً.
في هذه الحالة، قد تحتاج إلى الاستعانة بمحامٍ خاصّ لتضمن أنّك تتبع إجراءات صحيحة قانونيًا.

2- حدد العنوان الذي سترسل إليه خطاب الاعتراض

سواءً كان ذلك بريدًا عاديًا أو إلكترونيًا، أنت بحاجة لمعرفة العنوان الذي سترسل إليه خطاب الاعتراض الخاصّ بك. فآخر ما تريده هو أنّ يتمّ استلام الخطاب من قبل الشخص الخطأ، أو أسوأ من ذلك، ألاّ يتمّ استلامه إطلاقًا!

في حال كنت تجهل إلى مَن أو أين يجب عليك إرسال رسالتك، يمكنك في هذه الحالة التواصل مع أحدّ مختصّي الموارد البشرية (للاعتراضات في مكان العمل)، أو مستشاري التقديم والتسجيل (للاعتراضات في المرحلة الأكاديمية).

3- وضح ما حدث بالضبط

الهدف الأساسي من وراء خطاب الاعتراض أو الـ Appeal Letter هو إعادة النظر في قرار معيّن. لذا فهذا الجزء من الرسالة يمنحك فرصة لتوضيح السياق والظروف وراء ما حدث وأدّى لاتخاذ هذا القرار المجحف في رأيك.

في هذا الجزء، من المهمّ للغاية أن تلتزم بذكر الحقائق. وستزداد فرص تغيير القرار إذا ما استطعت تقديم أدلّة وبراهين تُثبت وجهة نظرك.

قد تكون هذه البراهين عبارة عن رسائل إلكترونية سابقة في مواعيد وأوقات محدّدة، أو عقود معيّنة، أو سياسات مكتوبة وواضحة أو أيّ نوع آخر من المستندات التي تدعم وجهة نظرك.

أخيرًا، احرص على الاعتراف بأيّ أخطاء ارتكبتها. قد تعتقد أنّه من الجيّد التهرّب من أخطائك، لكن عليك أن تدرك أنّه في خطاب الاعتراض، من المهمّ توضيح الجوانب التي أخطأت فيها.

الاعتراف بهذه الأخطاء سيلعب دورًا جوهريًا في إزالة أيّ غضب أو ضيق يشعر به مستقبل الرسالة. لأنّ ذلك سيُظهر أنّك واعٍ تمامًا بجوانب تقصيرك، وتعترف بها، وتعزم على عدم تكرارها مجدّدًا.

4- اشرح السبب وراء كون القرار غير عادل

حينما تذكر السبب الذي يجعلك ترى القرار الصادر بحقّك ظالمًا، حافظ على نبرة هادئة وواثقة. في معظم الأحيان أنت تشعر بالضيق الشديد تجاه ما حصل، وهو أمر مفهوم، فلو لم تكن كذلك، لما اضطررت لكتابة رسالة التظلم هذه، لكن احرص على عدم المبالغة في عواطفك في الرسالة.

على سبيل المثال تجنّب استخدام جملة مثل:

"أشعر أنّ قرارك يستهدف إيذائي شخصيًا وإعاقة تقدّمي الوظيفي ونموّي في الشركة"

بدلاً من ذلك، يمكنك إيصال ذات الفكرة بطريقة أكثر تهذيبًا ورسمية:

"قرارك أدّى إلى إعاقة نموّي الوظيفي، فقد تعارض مع قيم شركتكم المبجّلة التي تنصّ على أن [اذكر قيمة معينة ذات علاقة من قيم الشركة]"

ألقِ نظرة على ذات الجملتين باللغة الإنجليزية أيضًا:

"I feel like your decision was made to hurt me and stunt my career growth"

"[Your decision stunted my career growth because it went against the company value of [specific value"

5- اذكر النتيجة التي ترغب فيها

حاول الإبقاء على هذا الجزء مختصرًا. اذكر النتيجة التي ترغب في الحصول عليها بعد هذه الرسالة، وحدّد التاريخ أو الموعد الذي تتمنى حصول ذلك فيه.

قد لا تكون رسالة الاعتراض بهدف تغيير قرار دومًا، فربّما تسعى من خلالها إلى إضافة شرط أو بندٍ معيّن لعقد أو اتفاق، وهنا يكون من المهمّ تحديد تاريخ ترغب في تحقّق هذا الأمر فيه أو قبله.

6- تابع الموضوع بعد أسبوع من إرسال الخطاب

في حال لم تتلقَ ردًّا على رسالتك بعد أسبوع واحد من إرسالها، لا تتردّد في المتابعة.

جميعنا نعرف مدى انشغال كلّ واحدٍ منّا، لذا قد تحتاج أحيانًا إلى إعطاء أحدهم دفعة إضافية أو تذكيرًا برسالتك. لذا لا تتردّد في معاودة التواصل بعد أسبوع من إرسال الرسالة الأولى.

ليس عليك كتابة رسالة أخرى بذات درجة الرسمية، إذ يمكنك إلحاقها برسالة إلكترونية أو اتصال هاتفي. كلّ ما عليك فعله هو أن تكون مباشرًا، واثقًا من نفسك ومهنيًا في أسلوبك.

الصيغة العامة لخطاب الاعتراض

فيما يلي الصيغة العامة لخطاب الاعتراض باللغة العربية، علمًا أنّه يمكنك تطبيق الصيغة نفسها عند الكتابة باللغة الإنجليزية أيضًا:

معلومات التواصل الخاصّة بك وتشمل:

• اسمك الكامل
• عنوانك
  • المدينة، الرمز البريدي
  • رقم الهاتف
  • البريد الإلكتروني
• التاريخ

معلومات التواصل الخاصة بمستقبل الرسالة وتشمل:

• الاسم
• المسمى الوظيفي (مدير، رئيس قسم...الخ)
• اسم الشركة/ الجامعة
• العنوان
  • المدينة
  • الرمز البريدي

الجملة الافتتاحية:

• السيد/ ة (الاسم) المحترم/ة

الفقرة الأولى

عرّف بنفسك ووضّح أنّ هذه الرسالة عبارة عن رسالة اعتراض، ثم اذكر القرار أو الموقف المحدّد الذي تكتب رسالتك لتغييره وطلب إعادة النظر فيه.

الفقرة الثانية

قم برواية جانبك من القصّة. هل هناك أيّ حقائق أو وقائع لم يتمّ النظر فيها عندما اتُخِذ القرار؟ في حال حدوث ذلك، اذكرها، ووضّح إن كنت قد أرفقت أيّ مستندات ذات علاقة مع رسالتك.

الفقرة الثالثة

وضّح المخرجات التي تريدها من وراء هذه الرسالة. هل تريد أن يتمّ التراجع عن القرار  الذي صدر بحقك؟ أن يتمّ تعديله أو تغييره؟ واحرص على توضيح التاريخ الذي ترغب في معرفة الردّ قبله، في حال كان هنالك موعدٌ نهائي أو ضرورة قصوى لمعرفة الردّ قبل تاريخ معيّن.

الفقرة الأخيرة

اختم رسالتك بعبارة مهذّبة، تشكر فيها قارئ رسالتك على وقته. وأرفِق أيّ معلومات تواصل تساعد مستلم الرسالة على المتابعة والرجوع إليك عند الحاجة، وفي حال كنت ستقوم بمتابعة الرسالة لاحقًا (follow up) فمن المفيد أن توضّح كيف ستفعل ذلك ومتى.

جملة ختامية: 

• مع فائق الشكر والاحترام
• توقيعك الشخصي.

ألقِ نظرة على نموذج لرسالة الاعتراض باللغة العربية، كما يمكنك تحميله بالنسختين العربية والإنجليزية من خلال الرابط أدناه.

وهكذا نجد أنّ خطاب الاعتراض أو التظلّم ليس على هذه الدرجة من التعقيد والصعوبة كما قد يبدو لك.  إذ يمكنك كتابته بكلّ سهولة إذا ما اتبعت النصائح والخطوات السابقة، واستعنتَ بالنماذج الجاهزة المرفقة.

للمزيد من المقالات المفيدة حول كيفية كتابة مختلف المستندات الرسمية مثل رسالة الدافع أو السيرة الذاتية أو غيرها، احرص على التسجيل في موقعنا، كما يمكنك أن تحجز إحدى جلساتنا الاستشارية مع مختصّين في كتابة هذه المستندات والخطابات الرسمية.