كتابة الرسائل الالكترونية | كيف اكتب بريد الكتروني
كثيرا ما نسمع عن آداب المراسلات الإلكترونية ، أو ما يعرف بآداب البريد الإلكتروني ، وعن أهميتها في سوق العمل. ما المقصود بآداب المراسلات الإلكترونية؟ ما هي الفائدة؟ ما هي أهم النصائح التي يجب عليك اتباعها لتتمكن من كتابة رسائل بريد إلكتروني بمهنية عالية؟ هذا ما ستجده في مقالة تعلّم اليوم!
ماذا يقصد بآداب المراسلات الإلكترونية؟
آداب المراسلات الإلكترونية أو "آداب البريد الإلكتروني" تعني جميع المبادئ والقواعد والقوانين التي يجب على الشخص الالتزام بها عند كتابة بريد إلكتروني أو الرد على بريد إلكتروني تم استلامه مسبقًا. تُعرف هذه القواعد أيضًا باسم المبادئ التوجيهية للاتصالات الإلكترونية ، وتختلف وفقًا للشخص الذي يتم مراسلته. تختلف المراسلات بين الأصدقاء بالطبع عن المراسلات بين زملاء العمل أو العملاء أو مديري الشركة.
أهمية المراسلة عبر الايميل - البريد الإلكتروني
تحرص الشركات والمؤسسات على وجه الخصوص على تدريب موظيفها ليكونوا ملتزمين بآداب المراسلات الإلكترونية نظرًا لما لذلك من أهمية عظمى تتمثّل في:
1- المهنية: حيث يسهم التقيد بآداب وسلوكيات كتابة الإيميل في إيصال صورة مهنية عن الشركة لجميع العملاء.
2- رفع الكفاءة: فالرسائل الإلكترونية المباشرة والواضحة أكثر كفاءة من تلك المصاغة بشكل سيء.
3- الحماية: إذ أنّ الوعي بالمخاطر الناتجة عن الرسائل الإلكترونية الركيكة يجنّب الشركات والمؤسسات العديد من التكاليف المتعلّقة بالقضايا القانونية.
ما هي قواعد وقوانين كتابة الايميل - المراسلات الإلكترونية؟
اتفق خبراء في المراسلات الإلكترونية على أن بعض سلوكيات الأفراد الناتجة عن جهلهم بأهم قواعد الآداب المتعلقة بكتابة البريد الإلكتروني قد تؤدي إلى إفساد سمعتهم على المستوى الشخصي والمهني. لذلك كان من المهم التعرف على أهم هذه القواعد والآداب ، حيث جمعت منصة لك لتتعلم مجموعة من النصائح التي يجب عليك اتباعها حتى تتمكن من كتابة رسائل البريد الإلكتروني بطريقة احترافية.
1- ناقش الأمور العامّة فقط
لا بد أنك سمعت من قبل عن بريد إلكتروني خاص انتهى بإرساله إلى جميع موظفي الشركة أو نشره على الإنترنت! من أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة رسالة بريد إلكتروني التفكير في الموضوع الذي ستناقشه ، سواء كان موضوعًا عامًا أو موضوعًا يجب مناقشته على انفراد مع الشخص المعني. اسأل نفسك دائمًا ما إذا كنت تريد أن ينتشر هذا الموضوع بين الجميع. أو ليتم عرضها على لوحة إعلانات الشركة.
2- عرّف بنفسك
لا تفترض أنّ متلقي البريد الإلكتروني يعرفك أو يتذكّر لقاءه بك، لذا من الأفضل دومًا أن تدرج تذكيرًا بسيطًا تعرّف فيه بنفسك وبعلاقتك مع الشخص الذي ترسل له هذا البريد الإلكتروني.
3- تجنّب الرسائل الغاضبة
تعتبر تصرّفات مثل إرسال رسائل إلكترونية غاضبة، أو تلك التي تحمل أخبارًا سيئة كأخبار عن طرد أحد الموظفين أو تسريح أحد العملاء أو الحديث بسوء عن الآخرين (وخاصة الحديث بسوء عن مديرك أو رئيسك المباشر) خاطئة للغاية ولا يجوز أبدًا القيام بها. ذلك أن الرسائل الإلكترونية ستبدو رسمية ممّا قد يؤدي إلى خلق سوء تفاهم يتفاقم فيما بعد إلى مشكلات كبرى. فضلاً عن ذلك، تذكّر دومًا أن هذه الرسائل باقية للأبد، فهل ترغب حقًا في إرسال شيء قد يكون دليلاً ضدّك في يوم ما؟!
4- استخدم علامات التعجّب باعتدال
هل تعلم ما عدد علامات التعجّب التي يُسمح لك باستخدامها في الإيميل الرسمي؟ واحدة، نعم علامة تعجّب واحدة فقط وإلاّ فسيبدو بريدك الإلكتروني طفوليًا وغير مهني.
5- كن حذرًا عند التعامل مع المعلومات السريّة
تجنّب مناقشة الأمور السريّة في البريد الإلكتروني كالمعلومات الضريبية لشخص ما، أو تفاصيل حسّاسة متعلّقة بصفقة معيّنة. ففي حال وقع هذا الإيميل بين أيدي الأشخاص الخاطئين، ستعرّض نفسك للمساءلة القانونية.
6- قم بالردّ على الإيميل في الوقت المناسب
ليس من الضروري الردّ على البريد الإلكتروني مباشرة بعد رؤيته إلاّ إذا كنت تعمل في قسم للطوارئ حيث يجب أن يكون الردّ فوريًا. تختلف المدّة التي قد تحتاجها للردّ على بريد معيّن باختلاف طبيعته وطبيعة مرسله، ومع ذلك يفضّل أن يتمّ الردّ خلال 24 الى 48 ساعة كحدّ أقصى.
7- تجنّب الرسائل القصيرة
ابتعد عن الردّ على بريد إلكتروني بجمل قصيرة مثل: "شكرًا" و "حسنًا"...الخ، إذ ليس لها أيّ أهمية في المراسلة. أمّا إذا كنت أنت مرسل البريد الإلكتروني ولا ترغب في تلقي أيّ ردّ معين من الطرف الآخر، يمكنك أن تضيف جملة مثل: "لا يُشترط الردّ" أو "No Reply Necessary" في بداية رسالتك.
8- تجنّب استخدام الاختصارات
تتعلّق هذه النقطة على وجه الخصوص بالمراسلات الإنجليزية، نظرًا لما تضمّه هذه اللغة من اختصارات. إذ يجب كتابة الكلمات بشكل صحيح كما وردت في القاموس بعيدًا عن الاختصارات مثل كتابة " 4u" بدلا من "For you"، أو "G8" بدلاً من "Great" وغيرها. كما يجب تجنّب استخدام الكلمات العامية أو المصطلحات المبهمة غير المفهومة للعامة Jargon. وكما هو الحال في المراسلات الورقية الرسمية التي لا تضع فيها رموزًا انفعالية "emoticons"، كذلك هو الأمر في المراسلات الإلكترونية الرسمية، حيث أنّ مثل هذه التصرّفات تعطي انطباعًا سيئًا عنك.
9- أبقِ رسالتك مرتبة
لا شيء يزعج أولئك الذين يتلقون الرسائل الإلكترونية أكثر من كون هذه الرسائل فوضوية وغير مرتبة، كتلك التي تحتوي على قوائم طويلة من العناوين الإلكترونية غير المخفية بخيار Bcc. أو تلك التي تضمّ سلسلة طويلة من الرسائل الإلكترونية والرموز مثل: (<<<)، لذا احرص على ترتيب الإيميل وإزالة كلّ ما هو غير ضروري قبل إرساله.
10- لا تنسَ كتابة العنوان
هذه الخطوة مهمّة للغاية نظرًا لعدد الرسائل الإلكترونية الهائل الذي يعجّ به صندوق الوارد لدى كلّ شخص، لذا من المهم أن تضيف عنوانًا مناسبًا للرسالة الإلكترونية يعبّر بوضوح عن محتواها. تجنّب كتابة العناوين الظريفة التي لا علاقة لها بالمحتوى أو عنواين مبهمة وغامضة فذلك يهدّد بتجاهلها. واحرص على تدقيق العنوان كما تدقّق باقي الإيميل.
11- اختر العنوان بعناية
في حال كنت تكتب باللغة الإنجليزية، تجنّب كتابة العنوان كاملاً بأحرف كبيرة أو أحرف صغيرة فقط، أو إضافة علامات التعجّب فمثل هذه الأخطاء ستقود رسالتك الإلكترونية إلى صندوق البريد غير المرغوب فيه "Spam"، كذلك تجنّب وضع الروابط الإلكترونية في خانة العنوان.
12- احرص على الوضوح والإيجاز
تعتبر الرسائل الإلكترونية الطويلة شيئًا من الماضي. فمع تطوّر الإنترنت والتكنولوجيا، أصبح الوضوح والإيجاز عنوانًا للمراسلات الإلكترونية. احرص على استخدام الكثير من الفراغات والمسافات بين الفقرات لتريح عين القارئ. يمكنك أيضًا استخدام النقاط لترتيب الأفكار، كما يجب عليك أن تذكر الهدف من رسالتك في الأسطر الأولى تجنبًا لتشتيت القارئ. ببساطة احرص على ألاّ تكون رسالتك الإلكترونية عبئًا على قارئها.
13- لا تنسَ إضافة توقيعك الخاص
بالتأكيد أنت لا تريد أن يضيّع متلقي رسالتك الإلكترونية وقته في البحث عن طريقة التواصل معك، لذا لابدّ من إضافة توقيعك الخاص في نهاية البريد الإلكتروني والذي يتضمّن اسمك الكامل واسم شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. إنها طريقة رائعة لتعرّف الناس بك خاصة في حال لم يتضمّن عنوان بريدك اسمك الكامل.
أخيرًا لابدّ أن تتذكّر دائمًا بأنّ أي رسالة إلكترونية ترسلها، تشكّل انعكاسًا لشخصيتك، وتؤثر على سمعتك المهنية بشكل مباشر. في حال كنت البريد الإلكتروني الذي كتبته فوضويًا ومليئًا بالأخطاء، فسيعكس ذلك كونك شخصًا لا مباليًا وفوضويًا أيضًا. فاحرص اذن على الحفاظ على صورتك في سوق العمل نظرًا لأن آراء الشركات والمهنيين الآخرين ستعلب دورًا حاسمًا في نجاحك أو فشلك.
